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超プロに教わったGmailを極める4つのスキル

 Googleはネット生活に欠かせないライフラインですが、Google検索と並んでよく使うのが「Gmail」です。主にプライベートで使っていますが、メールの送受信の他に、アイデアメモ、ファイルの置き場所としても重宝しています。自宅のパソコンからだけではなく、iPhone、会社のパソコン、実家のパソコンからもアクセスできるのがいいですね。

 「Gmail」は少しは使いこなしているつもりでしたが、この本の著者にはひれ伏しました。
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メールの超プロが教えるGmail仕事術
樺沢 紫苑
サンマーク出版 2010-04-05

by G-Tools
 Gmail初級者から上級者まで、レベルに合わせて使いこなし技を教えてくれるので、Gmail利用頻度が多い人は必読です。この本を読むメリットとしては「Gmailを効率的に使って、メールに関するトラブルやストレスが激減する。少しでも無駄な時間を省ける。」ですが、デメリットとしては「Gmailにますますハマって、さらに依存度が増すこと」かもしれません。

 以下、自分用のメモを兼ねて”ほんのほんの一部”を紹介します。ブログ記事としては不親切な点が多々ありますが、詳細は本書を読んでみてください。

1.検索を極める

 Gmailを使う理由の一つが7GBを超える容量です。しかし大量のメールやファイルから、短時間で「必要な情報」を取り出すためには”検索スキル”が必要です。
  • 「検索オプション」を使いこなす
    「差出人や件名、メールの期間、除外キーワード、添付あり・なし」などを指定して検索できます。検索の基本テクニックです。
「検索オプション」は使いやすいのですが、検索のオートコンプリート(Labs機能)が使えないのであまり使っていません。その代わりに下記の記号を使って検索しています。Google検索にも使える物もあるので試してみてください。
  • 演算子を使った上級テクニック
    • 除外キーワードを指定する 「 -
      例:「請求書 -アラート」("請求書"を含み、"アラート"を含まないメールの検索)
    • 特定のフレーズを検索する 「 " "
      「Gmail 仕事術」で検索すると"Gmail"と"仕事術"を含むメールが全てヒットします。ところが「"Gmail 仕事術"」とダブルクオーテーションで括ると「Gmail 仕事術」というフレーズのみがヒットします。
    • キーワードAかBで検索する 「 OR 」※大文字必須、フィルタで大活躍
    • 添付されたファイルネームを指定する 「 filename:
    • さらに詳しく知りたい場合は「ヘルプ詳細検索の使用」参照

2.フィルタとラベルを極める

 この本には「フィルタとラベルの使いこなし術」が満載です。便利な機能を紹介します。どちらも「設定」メニューから操作できます。
  • メルマガは受信トレイをスキップさせ「メルマガ」ラベルをつける
    filter.jpg←メルマガのフィルタ設定例
    Gmailのフィルタ機能が優秀なのは、過去のメールも簡単に適用できることです。[フィルタテスト]→[このフィルタを下記の〇〇件のスレッドにも適用する]で可能です。
  • ブログやTwitterからの通知系はそれぞれ「Blog」「Twitter」ラベルをつける
    ”ブログへのコメント”や、”投稿フォームからの連絡”を「迷惑メールにしない」というフィルタ設定をしてから「迷惑メールフォルダ」に入ることはなくなりました。また「〇〇からフォローされました」というTwitterからの通知は、受信トレイをスキップさせています。
  • 重要なメールや、すぐに読みたいメールは「携帯」に転送する
  • エイリアス機能"+"を使ってメールアドレスを増殖させる
    例えば"○○○○@gmail.com"というアドレスは、"○○○○+melmaga@gmail.com"としても届きます。メルマガや登録サイトには”+文字列”でアドレスを登録し、フィルタ機能で受信トレイをスキップさせると、受信トレイがメルマガで占領されることはありません。
  • 自分の名前が含まれるメールは「フィルタ」+「ラベル」をつける
    ”自分宛のメール”が、迷惑メールにされてしまうことを防ぐ方法の一つです。メルマガは除外するなど、「フィルタテスト」を繰り返しながら、ほどよい条件を探してみてください。ただ、Fromは”-自分のメールアドレス”(自分からのメールには新たにラベルをつけない)とすることをお勧めします。

3.カスタマイズを極める

 Gmailは好みに合わせて設定機能も豊富です。特に[設定]→[Labs]で新機能を試すのが楽しかったりします。好みに合う機能を探してみてください。
  • [Labs]検索候補が嬉しい検索のオートコンプリート
    メールアドレスからメールを検索することが多いため重宝しています。
  • [Labs]ひとつの画面で受信も送信も下書きも表示するマルチ受信トレイ
  • [Labs]メールを開かなくても右クリックでメッセージのプレビュー
  • [Labs]検索条件を保存できるクイック リンク機能
  • [Labs]お決まりの返信文を書くことが多い人は返信定型文
 [Labs]以外に設定しているのは・・・
  • 受信トレイの上に表示される広告を消す
    [設定]→[ウェブクリップ]で「ウェブクリップを受信トレイの上に表示する」のチェックを外す
  • 複数の署名を使い分ける

4.メールを極める

 Gmail以外にも、著者のメール対応のノウハウが惜しげもなく公開されています。Gmailが使いこなせたところで、そもそもメールが使いこなせないと意味がありません。参考になった例を挙げてみます。
  • 新習慣で時間を最大限短縮する
    • 2分で返信できるメールはいますぐ返信する
    • メールのチェックは数時間おきにする
    • 長文ほど誤解や行き違いリスクが増える
    • メール or 電話、相手が好きな連絡手段を考える
  • 件名と差出人の工夫で確実に開封される
    • 件名は必ずつける
    • 「ありがとうございます」は件名に使わない
    • 件名は20文字以内でメールの内容を説明する
    • 固有名詞や日付を入れる
  • 迷惑メールに入れられたくないメールアドレスは、連絡先に登録する
  • 不特定多数から問い合わせを受けるHPの場合、メールアドレスを公開するよりも問い合わせフォームを使うことで迷惑メールに入れることを防ぐ
    フォームズふおーむまんフォームプロ
  • まさかのためのGmail Backup

この本の情報量としてはこの10倍以上はあります。他にも巻末付録が付いていて「初期設定のノウハウ」「キーボードショートカットの一覧」「メールソフトでGmailを読む」「インデックス」など、保存版として手元に置いておきたい一冊です。

参考サイト:
Gmailの使い方:http://gmail.1o4.jp/
Google Mania:http://google-mania.net/
迷惑メール相談センター:http://www.dekyo.or.jp/soudan/

メールの超プロが教えるGmail仕事術
メールの超プロが教えるGmail仕事術

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非公開コメント

こんにちは、Gmail日常的に使ってはいたものの、こんなに奥が深いとは
思っていませんでした。そして本の存在もしりませんでした。
大変役に立つ記事でした。ありがとうございます。

Re: タイトルなし

岩崎さん こんにちは!お役に立てたのなら嬉しいです。
メルマガをフィルタして、受信トレイをスキップさせる(アーカイブする)
だけでもかなりスッキリします。

岩崎さんのホームページ「定期預金お得な銀行紹介」、かなり充実してますね。
勉強させていただきます
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